1. Назначение и область действия
1.1. Настоящие Правила определяют порядок подготовки, передачи, хранения, просмотра, версионирования и удаления документов в закрытой информационной системе Doom Media Records.
1.2. Правила применяются к лицензионным договорам, дополнительным соглашениям, заявлениям, актам, подтверждениям и иным документам, карточки которых создаются в Системе.
1.3. Условия конкретного документа и индивидуального договора имеют приоритет в отношении порядка его подписания, вступления в силу, срока хранения и состава сторон.
2. Термины
2.1. Электронная копия — изображение или PDF-файл, воспроизводящий содержание документа на бумажном носителе. Электронная копия не тождественна оригиналу автоматически.
2.2. Версия — отдельный зафиксированный файл документа с указанием времени, участника и технической контрольной суммы.
2.3. Финальная версия — версия, отмеченная в Системе как завершенная после предусмотренного сторонами подписания. Такой статус описывает этап рабочего процесса, но сам по себе не создает подпись.
3. Действующий маршрут документа
- уполномоченное лицо формирует или загружает проект документа;
- участник скачивает предназначенную ему версию;
- документ распечатывается и подписывается собственноручно в предусмотренных местах;
- подписанный бумажный документ сканируется без скрытия страниц и реквизитов;
- электронная копия передается через карточку соответствующего документа;
- уполномоченная сторона проверяет комплектность и при необходимости загружает следующую версию;
- итоговая копия фиксируется с историей действий и контрольной суммой файла.
Нажатие кнопки «Загрузить», «Отправить», «Просмотреть» или изменение статуса карточки само по себе не заменяет собственноручную либо электронную подпись и не меняет содержание индивидуального договора.
4. Правовой статус файлов
4.1. Проекты без предусмотренных подписей являются рабочими версиями и не признаются подписанными только из-за размещения в Системе.
4.2. Скан подписанного бумажного документа используется как электронная копия и доказательство содержания и обмена. Необходимость хранения и предъявления бумажного оригинала определяется законом, договором и обстоятельствами конкретного правоотношения.
4.3. Если стороны отдельно согласуют использование простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной электронной подписи, к соответствующему процессу применяются условия такого соглашения и Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
5. Версии, история и целостность
5.1. Каждая загруженная версия получает уникальный идентификатор, дату и время, сведения об учетной записи и контрольную сумму файла.
5.2. Новая версия не должна незаметно заменять ранее зафиксированную. Исправления выполняются созданием следующей версии либо предусмотренным административным действием с записью в журнале.
5.3. Контрольная сумма подтверждает неизменность конкретного файла после фиксации, но не удостоверяет личность подписанта и не является электронной подписью.
6. Разграничение доступа
6.1. Пользователь видит только документы, доступные его учетной записи и роли. Административный доступ к полному реестру предоставляется только специально уполномоченным учетным записям.
6.2. Запрещено раскрывать документ или ссылку на него третьим лицам, копировать чужие документы либо пытаться обойти установленное разграничение.
6.3. В целях безопасности Система фиксирует просмотр, загрузку, добавление версии, изменение статуса, постановку на удаление и восстановление документа.
7. Персональные данные и конфиденциальность
7.1. Документы могут содержать персональные данные и конфиденциальную информацию. Их обработка осуществляется в соответствии с Политикой обработки персональных данных, индивидуальными договорами и применимым законом.
7.2. Пользователь не должен загружать данные, не относящиеся к документу, а также специальные категории или биометрические данные без установленной необходимости и законного основания.
7.3. О факте ошибочной загрузки чужого документа пользователь обязан немедленно сообщить на doommediarecords@gmail.com и не распространять полученные сведения.
8. Хранение, удаление и восстановление
8.1. Документы и связанные журналы хранятся в течение срока действия правоотношений, сроков обязательного учета, предъявления требований и защиты прав сторон согласно договору, Политике и закону.
8.2. Постановка карточки на удаление запускает семидневный период отложенного удаления. В этот период уполномоченное лицо может отменить операцию; карточка визуально отмечается как ожидающая удаления.
8.3. По истечении периода удаление выполняется контролируемо с фиксацией основания, инициатора и времени. Данные могут сохраняться сверх запроса только при наличии самостоятельной обязанности или законного основания.
8.4. Технические резервные копии очищаются по отдельному циклу, установленному Политикой и регламентом резервного копирования.
9. Бумажные оригиналы
9.1. Сторона, у которой находится бумажный оригинал, обеспечивает его сохранность, если иное не определено индивидуальным договором.
9.2. По законному запросу либо при споре сторона предоставляет оригинал или надлежащим образом заверенную копию, если это требуется для подтверждения документа.
10. Переход к электронной подписи
10.1. Подключение Госключа, УКЭП, УНЭП или простой электронной подписи выполняется только после определения вида подписи, порядка идентификации, проверки, хранения ключевых сведений и соглашения участников электронного взаимодействия.
10.2. До явного запуска такого режима Система продолжает использовать описанный бумажно-цифровой маршрут и не маркирует служебные действия как электронную подпись.
10.3. Вопросы по конкретному документу направляются через его карточку или по адресу doommediarecords@gmail.com.